LEI 4168/1994 27/12/1994

LEI Nº 4.168, DE 27 DE DEZEMBRO DE 1994

DISPÕE SOBRE ALTERAÇÕES NA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DA PREFEITURA MUNICIPAL DE VITÓRIA.

O PREFEITO MUNICIPAL DE VITÓRIA, Capital do Estado do Espírito Santo, faço saber que a Câmara Municipal decretou e eu sanciono a seguinte Lei:

Artigo 1º A Secretaria Municipal de Administração do Município de Vitória, passa a ter os seguintes órgãos:

I - Unidade de Apoio Setorial.

II - Núcleo de Planejamento Setorial.

III - Comissão Permanente de Licitação.

IV - Núcleo de Processamento de Dados.

V - Núcleo de Análise, Planejamento e Normatização Organizacional.

VI - Sub-Secretaria de Administração.

VII - Departamento de Recursos Humanos.

VII.1 - Divisão de Recrutamento e Seleção e Treinamento.

VII.2 - Divisão de Administração de Pessoal.

VII.2.1 - Serviço de Controle de Concessão de Direitos, Vantagens e Certidões.

VII.2.2 – Serviço de Cadastro e Movimentação.

VII.2.3 – Serviço de Preparação e Pagamento.

VII.3 – Divisão de Administração de Cargos e Salários.

VII.4 – Divisão de Segurança, Medicina e Higiene do Trabalho.

VII.4.1 – Serviço de Segurança, Medicina e Higiene do Trabalho.

VII.4.2 – Serviço de Assistência Social.

VIII - Departamento de Comunicações Administrativas.

VIII.1 – Divisão de Comunicações.

VIII.1.1 – Serviço de Protocolo Geral.

VIII.1.2 – Serviço de Atendimento ao Munícipe.

VIII.2 – Arquivo Geral do Município de Vitória.

IX - Departamento de Suprimento.

IX.1 – Divisão de Administração de Material.

IX.1.1 – Almoxarifado Central.

IX.2 – Divisão de Compras.

IX.2.1 – Serviço de Administração de Contratos.

IX.2.2 – Serviço de Cadastro e Preparação de Processos de Compras.

X - Departamento de Administração Patrimonial.

X.1 - Divisão de Administração Predial.

X.1.1 – Serviço de Carpintaria e Marcenaria.

X.2 - Divisão de Patrimônio.

X.2.1 – Serviço de Controle de Bens Móveis.

X.2.2 – Serviço de Controle de Bens Imóveis.

X.3 - Divisão de Segurança Patrimonial.

Artigo 2º A Secretaria Municipal de Administração tem como objetivo planejar, coordenar, normatizar e executar os sistemas de administração quanto a: modernização da estrutura organizacional e dos métodos de trabalho; à racionalização do uso de bens e equipamentos; ao desenvolvimento e aperfeiçoamento os recursos humanos; ao recrutamento, seleção, treinamento, pagamento e controle funcional e financeiro do pessoal da Prefeitura; às atividades de segurança, medicina do trabalho e saúde ocupacional dos servidores; à padronização, aquisição, guarda, distribuição e controle do material permanente e de consumo; ao tombamento, registro, inventário, proteção e conservação dos bens móveis e imóveis; às comunicações administrativas, arquivo, documentação e telefonia de modo a garantir a prestação dos serviços administrativos da Prefeitura Municipal de Vitória para a implementação das atividades fim.

Artigo 3º Compete à Secretaria Municipal de Administração:

I – Contribuir, coordenar e cumprir a formulação do Plano de Ação do Governo Municipal e os programas gerais e setoriais inerentes à Secretaria.

II - Garantir a prestação de serviços municipais de acordo com as diretrizes de governo.

III - Promover um processo sistemático de planejamento e normatização da estrutura organizacional e dos métodos de trabalho da Prefeitura Municipal de Vitória.

IV - Estabelecer diretrizes para a atuação da Secretaria.

V - Estabelecer objetivos para o conjunto de atividades da Secretaria, vinculados a prazos e políticas para sua consecução.

VI- Promover a integração com órgãos e entidades da Administração pública e iniciativa privada, objetivando o cumprimento de atividades setoriais.

VII - Propor políticas sobre a administração de pessoal.

VIII - Administrar o Plano de Cargos e Salários.

IX - Programar e gerenciar as atividades de recrutamento, seleção, registro e controle funcionais, pagamento e demais atividades relativas ao pessoal da Prefeitura.

X- Organizar e coordenar programas e atividades de capacitação e desenvolvimento dos recursos humanos da Prefeitura.

XI - Relacionar-se com os órgãos representativos dos servidores municipais.

XII - Promover a inspeção da saúde dos servidores para efeito de admissão, licença, aposentadoria e outros fins legais e a divulgação de técnicas e métodos de segurança à medicina do trabalho no ambiente da Prefeitura.

XIII - Elaborar e implantar normas e controles referentes à administração do material e do patrimônio da Prefeitura.

XIV - Implantar normas e procedimentos para o processamento de licitações destinadas a efetivar compra de materiais necessários às atividades da Prefeitura.

XV - Elaborar normas e promover atividades relativas ao recebimento, distribuição, controle do andamento, triagem e arquivamento dos processos e documentos em geral que tramitam na Prefeitura.

XVI - Coordenar os serviços de copa e zeladoria em geral.

XVII - Assessorar os órgãos da Prefeitura em assuntos administrativos referentes à pessoal arquivo, patrimônio e comunicações administrativas.

Artigo 4º Ficam criados, junto à estrutura organizacional da Secretaria Municipal de Cultura, Esportes e Turismo, o Planetário do Município de Vitória e a Divisão de Astronomia.

Artigo 5º Fica transferido, da estrutura organizacional da Secretaria Municipal de Administração, o Complexo Social e Cultural “Ciro Vieira da Cunha”, e seu respectivo cargo de provimento em comissão, para a estrutura organizacional do Departamento de Cultura da Secretaria Municipal de Cultura, Esportes e Turismo.

Artigo 6º Ficam extintos os cargos de provimento em comissão da Secretaria Municipal de Administração relacionados no Anexo I desta Lei, constantes no Anexo II da Lei 3.563, de 16 de dezembro de 1988.

Artigo 7º Ficam criados e incluídos no Anexo II da Lei 3.563, de 16 de dezembro de 1988, os cargos de provimento em comissão das Secretarias Municipais de Administração e de Cultura, Esportes e Turismo, com seus respectivos quantitativos e padrões definidos no Anexo II desta Lei.

Artigo 8º As despesas decorrentes desta Lei correrão por conta das dotações orçamentárias das Secretarias Municipais de Administração e de Cultura, Esportes e Turismo previstas no orçamento de 1994.

Artigo 9º Fazem parte integrante desta Lei os anexos:

I – Relação de cargos de provimento em comissão extintos - Anexo I.

II – Relação de cargos de provimento em comissão criados - Anexo II.

III - Organograma da Secretaria Municipal de Administração - Anexo III.

IV - Regimento Interno – atribuições específicas dos órgãos da Secretaria Municipal de Administração - Anexo IV.

V - Organograma da Secretaria Municipal de Cultura, Esportes e Turismo - Anexo V.

VI - Regimento Interno – atribuições específicas do Planetário do Município de Vitória - Anexo VI.

Artigo 10 Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Prefeitura Municipal de Vitória, Capital do Estado do Espírito Santo, em 27 de dezembro de 1994.

PAULO CESAR HARTUNG GOMES

PREFEITO MUNICIPAL

Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Câmara Municipal de Vitória.

ANEXO I

CARGOS DE PROVIMENTO EM COMISSÃO EXTINTOS

CARGOS	PADRÃO	QUANTITATIVO
DIRETOR DO DEPARTAMENTO DE PESSOAL	CC-2	01
CHEFE DA DIVISÃO DE CADASTRO	CC-3	01
CHEFE DA DIVISÃO DE SEGURANÇA E MEDICINA DO TRABALHO	CC-3	01
DIRETOR DO DEPARTAMENTO DE SUPRIMENTO E PATRIMÔNIO	CC-2	01
CHEFE DA DIVISÃO DE ADMINISTRAÇÃO DE BENS PATRIMONIAIS	CC-3	01
DIRETOR DO DEPARTAMENTO DE ATIVIDADES AUXILIARES	CC-2	01
CHEFE DA DIVISÃO DE COMUNICAÇÕES ADMINISTRATIVAS	CC-3	01
CHEFE DO CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVO GERAL	CC-4	01
ENCARREGADO DE CARPINTARIA	CC-5	01
DIRETOR DO DEPARTAMENTO DE MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA	CC-2	01
CHEFE DA DIVISÃO DE ORGANIZAÇÕES E MÉTODOS	CC-3	01
CHEFE DA DIVISÃO DE PLANEJAMENTO DE RECURSOS HUMANOS	CC-3	01

ANEXO II

CARGOS DE PROVIMENTO EM COMISSÃO CRIADOS

CARGOS	PADRÃO	QUANTITATIVO	SECRETARIA
ASSESSOR TÉCNICO	CC-2	01	SEMAD
CHEFE DO NÚCLEO DE PROCESSAMENTO DE DADOS	CC-3	01	SEMAD
CHEFE DO NÚCLEO DE ANÁLISE, PLANEJAMENTO E NORMATIZAÇÃO ORGANIZACIONAL	CC-2	01	SEMAD
ASSESSOR DE ORGANIZAÇÃO E MÉTODOS	CC-3	02	SEMAD
DIRETOR DO DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS	CC-2	01	SEMAD
CHEFE DA DIVISÃO DE ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAL	CC-3	01	SEMAD
CHEFE DO SERVIÇO DE CONTROLE DE CONCESSÃO DE DIREITOS, VANTAGENS E CERTIDÕES	CC-4	01	SEMAD
ENCARREGADO DA CONCESSÃO DE VALE-TRANSPORTE	CC-5	01	SEMAD
CHEFE DA DIVISÃO DE SEGURANÇA, MEDICINA E HIGIENE DO TRABALHO	CC-3	01	SEMAD
CHEFE DO SERVIÇO DE SERVIÇO DE SEGURANÇA, MEDICINA E HIGIENE DO TRABALHO	CC-4	01	SEMAD
CHEFE DO SERVIÇO DE ASSISTÊNCIA SOCIAL	CC-4	01	SEMAD
DIRETOR DO DEPARTAMENTO DE COMUNICAÇÕES ADMINISTRATIVAS	CC-2	01	SEMAD
CHEFE DA DIVISÃO DE COMUNICAÇÕES	CC-3	01	SEMAD
ADMINISTRADOR DO ARQUIVO GERAL DO MUNICÍPIO DE VITÓRIA	CC-3	01	SEMAD
ENCARREGADO DO ARQUIVO PERMANENTE	CC-5	01	SEMAD
ENCARREGADO DO APOIO NORMATIVO, CULTURAL E TECNOLÓGICO	CC-5	01	SEMAD
DIRETOR DO DEPARTAMENTO DE SUPRIMENTO	CC-2	01	SEMAD
ENCARREGADO DO RESSUPRIMENTO DE MATERIAIS DO ALMOXARIFADO CENTRAL	CC-5	01	SEMAD
ENCARREGADO DO RECEBIMENTO E EXPEDIÇÃO DE MATERIAIS DO ALMOXARIFADO CENTRAL	CC-5	01	SEMAD
CHEFE DO SERVIÇO DE ADMINISTRAÇÃO DE CONTRATOS	CC-4	01	SEMAD
CHEFE DO SERVIÇO DE CADASTRO E PREPARAÇÃO DE PROCESSOS DE COMPRAS	CC-4	01	SEMAD
DIRETOR DO DEPARTAMENTO DE ADMINSTRAÇÃO PATRIMONIAL	CC-2	01	SEMAD
ENCARREGADO DO CONTROLE DAS CONTAS DE ÁGUA E LUZ	CC-5	01	SEMAD
CHEFE DO SERVIÇO DE CARPINTARIA E MARCENARIA	CC-4	01	SEMAD
ENCARREGADO DO ALMOXARIFADO SETORIAL DA CARPINTARIA	CC-5	01	SEMAD
CHEFE DA DIVISÃO DE PATRIMÔNIO	CC-3	01	SEMAD
CHEFE DO SERVIÇO DE CONTROLE DE BENS MÓVEIS	CC-4	01	SEMAD
CHEFE DO SERVIÇO DE CONTROLE DE BENS IMÓVEIS	CC-4	01	SEMAD
DIRETOR DO PLANETÁRIO DO MUNICÍPIO DE VITÓRIA	CC-2	01	SEMCET
CHEFE DA DIVISÃO DE ASTRONOMIA	CC-3	01	SEMCET
ENCARREGADO DOS SERVIÇOS GERAIS DO PLANETÁRIO DO MUNICÍPIO DE VITÓRIA	CC-5	01	SEMCET

ANEXO III

ORGANOGRAMA DA SECRETARIA MUNICIPAL DE ADMINISTRAÇÃO

Almoxarifado

Central

Serviço de

Carpintaria e

Marcenaria

ANEXO IV

REGIMENTO INTERNO DA SECRETARIA MUNICIPAL DE ADMINISTRAÇÃO

SECRETARIA MUNICIPAL DE ADMINISTRAÇÃO

Objetivo: Planejar, coordenar, normatizar e executar os sistemas de administração quanto: à modernização da estrutura organizacional e dos métodos de trabalho; à racionalização do uso de bens e equipamentos; o desenvolvimento e aperfeiçoamento os recursos humanos; ao recrutamento, seleção, treinamento, pagamento e controle funcional e financeiro do pessoal da Prefeitura; às atividades de segurança, medicina do trabalho e saúde ocupacional dos servidores; à padronização, aquisição, guarda, distribuição e controle do material permanente e de consumo; ao tombamento, registro, inventário, proteção e conservação dos bens móveis e imóveis; às comunicações administrativas, arquivo, documentação e telefonia de modo a garantir a prestação dos serviços administrativos da Prefeitura Municipal de Vitória para a implementação das atividades-fim.

1. Contribuir, coordenar e cumprir a formulação do Plano de Ação do Governo Municipal e os programas gerais e setoriais inerentes à Secretaria.

2. Garantir a prestação de serviços municipais de acordo com as diretrizes de governo.

3. Promover um processo sistemático de planejamento e normatização da estrutura organizacional e dos métodos de trabalho da Prefeitura Municipal de Vitória.

4. Estabelecer diretrizes para a atuação da Secretaria.

5. Estabelecer objetivos para o conjunto de atividades da Secretaria, vinculados a prazos e políticas para sua consecução.

6. Promover a integração com órgãos e entidades da Administração pública e iniciativa privada, objetivando a cumprimento de atividades setoriais.

7. Propor políticas sobre a administração de pessoal.

8. Administrar o Plano de Cargos e Salários.

9. Programar e gerenciar as atividades de recrutamento, seleção, registro e controle funcionais, pagamentos e demais atividades relativas ao pessoal da Prefeitura.

10. Organizar e coordenar programas e atividades de desenvolvimento dos recursos humanos da Prefeitura.

11. Relacionar-se com os órgãos representativos dos servidores municipais.

12. Promover a inspeção da saúde dos servidores para efeito de admissão, licença, aposentadoria e outros fins legais e a divulgação de técnicas e métodos de segurança e medicina do trabalho no ambiente da Prefeitura.

13. Elaborar e implantar normas e controles referentes à administração do material e do patrimônio da Prefeitura.

14. Implantar normas e procedimentos para o processamento de licitações destinadas a efetivar compra de materiais necessários às atividades da Prefeitura.

15. Elaborar normas e promover atividades relativas ao recebimento, distribuição, controle do andamento, triagem e arquivamento dos processos e documentos em geral que tramitam na Prefeitura.

16. Coordenar os serviços de copa e zeladoria em geral.

17. Assessorar os órgãos da Prefeitura em assuntos administrativos referentes a pessoal, arquivo, patrimônio e comunicações administrativas.

UNIDADE DE APOIO SETORIAL

Objetivo: Dar suporte administrativo aos diversos órgãos da Secretaria.

1. Controlar a freqüência dos servidores de toda a Secretaria.

a. encaminhar formulário de freqüência aos diversos setores da Secretaria e orientar quanto ao correto preenchimento;

b. receber os formulários preenchidos, controlar e encaminhar ao Departamento de Recursos Humanos.

2. Efetuar a distribuição de Vales-Transporte e Contra-Cheques.

3. Controlar a lotação e movimentação de pessoal.

a. controlar a movimentação de pessoal em conjunto com a área afim;

b. manter atualizado o cadastro funcional dos servidores em conjunto com a área afim.

4. Controlar a concessão de férias e de licenças aos servidores.

a. elaborar a escala de férias para o pessoal da Secretaria;

b. solicitar a aprovação das áreas na escala de férias do pessoal da Secretaria;

c. controlar a época de concessão de férias para do pessoal da Secretaria.

5. Controlar a correspondência oficial da Secretaria.

a. receber e efetuar a distribuição da correspondência encaminhada à Secretaria;

b. preparar a redação e datilografia da correspondência do Secretário;

c. despachar a correspondência da Secretaria.

6. Divulgar, no âmbito da Secretaria, os atos do Executivo Municipal de interesse da área.

7. Solicitar e controlar os adiantamentos para a Secretaria.

a. solicitar adiantamentos em formulário específico;

b. controlar os adiantamentos da Secretaria;

c. encaminhar prestação de contas dos adiantamentos.

8. Aprovar e controlar as contas de telefone, água e luz da Secretaria.

9. Controlar o encaminhamento à Secretaria Municipal de Fazenda, de contas de telefone, água e luz de imóveis locados pelo Município ou do próprio Município para atender a interesse da Secretaria Municipal de Administração.

10. Preparar e acompanhar os processos de requisição de taxa de inscrição, diárias e passagens para os servidores da Secretaria, até a prestação de contas.

11. Controlar a execução orçamentária da Secretaria.

12. Desempenhar outras atribuições afins.

NÚCLEO DE PLANEJAMENTO SETORIAL

Objetivo: Prestar assessoria de planejamento setorial à Secretaria.

1. Elaborar diagnósticos, estudos e projetos setoriais de interesse da Secretaria, articulação com o Núcleo de Planejamento Estratégico da Secretaria Municipal, Planejamento.

2. Desenvolver estudos setoriais necessários à elaboração do Plano de Ação do Governo Municipal, sob a coordenação do Núcleo de Planejamento Estratégico da Secretaria Municipal de Planejamento.

3. Elaborar levantamentos, análises, consolidação e manutenção de fluxo de informações setoriais inerentes aos objetivos da Secretaria.

4. Acompanhar e Avaliar a execução de planos, programas e projetos, zelando para que sua implementação se de, rigorosamente, de acordo com as políticas e diretrizes do Plano de Ação do Governo Municipal.

5. Garantir a perfeita articulação e compatibilização do planejamento setorial, através de ação coordenada pela Secretaria Municipal de Planejamento, com os planos geral e setoriais da Administração Municipal.

6. Viabilizar o processo de planejamento setorial em sua totalidade, através de suporte técnico.

a. colecionar e analisar informações relevantes para o processo de planejamento da Secretaria, em interação com as demais áreas a ela subordinadas;

b. elaborar estudos que forneçam análises e propostas de alternativas para a formulação e revisão contínua das políticas setoriais, no decorrer da sua implementação;

c. elaborar análises técnicas que permitam a avaliação periódica e sistemática da coerência interna, da implementação, da consecução de objetivos e dos efeitos das políticas setoriais.

7. Fornecer assessoria técnica ao Secretário em assuntos e situações específicas.

8. Compilar dados para a proposta orçamentária da Secretaria, encaminhando-os à Secretaria Municipal de Planejamento.

9. Supervisionar o controle e a execução orçamentária e financeira da Secretaria.

10. Desempenhar outras atribuições afins.

COMISSÃO PERMANENTE DE LICITAÇÃO

Objetivo: Efetuar abertura e julgamento de licitações de contratação de materiais e serviços abertos pela Prefeitura Municipal de Vitória.

1. Elaborar ata de recebimento e abertura das propostas.

2. Elaborar mapa para julgamento das propostas.

3. Analisar documentação apresentada pelas empresas concorrentes.

4. Analisar propostas válidas quanto a seus aspectos técnicos e financeiros.

5. Efetuar o julgamento das licitações segundo as normas legais vigentes que regulamentam o processo de licitação.

6. Escolher propostas vencedoras.

7. Aprovar os resultados de licitações efetuadas através de convites, encaminhando-os imediatamente ao Secretário Municipal de Administração para homologação.

8. Desclassificar as propostas que não atenderem ao edital ou cuja documentação estiver irregular ou incompleta.

9. Publicar resultados.

10. Avaliar os recursos interpostos por licitantes.

11. Analisar o recurso interposto.

12. Emitir parecer ou decisão.

13. Desempenhar outras atribuições afins.

NÚCLEO DE PROCESSAMENTO DE DADOS

Objetivo: Planejar, coordenar, controlar e prestar serviços de informática para as demais unidades da Secretaria, observando as diretrizes do Plano Diretor de Informática do Município.

1. Controlar o desenvolvimento e atualização de sistemas.

a. recomendar processos e métodos de trabalho, em conjunto com o Núcleo de Análise, Planejamento e Normatização Organizacional, que visem sempre à produtividade e à economicidade das ações;

b. revisar periodicamente os sistemas implantados.

2. Pesquisar e selecionar recursos de “hardware” e “software” de acordo com as reais necessidades da Secretaria e sempre de acordo com o Plano Diretor de Informática do Município.

3. Propor plano de treinamento aos usuários de recursos de informática da Secretaria.

4. Prestar suporte técnico aos usuários.

5. Estabelecer contatos com empresas de Informática para atualização e manutenção dos recursos utilizados.

6. Coordenar as execuções de serviços de processamento de dados da Secretaria.

a. estabelecer o equilíbrio dos serviços de processamento de dados da Secretaria;

b. racionalizar o tempo de uso de sistemas através de cronogramas periódicos;

c. solucionar problemas entre o escalonamento de tarefas e disponibilidade de equipamentos.

7. Desempenhar outras atribuições afins.

NÚCLEO DE ANÁLISE, PLANEJAMENTO E NORMATIZAÇÃO ORGANIZACIONAL

Objetivo: Elaborar, desenvolver e coordenar sistemas de administrativo, prestando assistência aos diversos órgãos da Administração Municipal quanto à modernização da estrutura organizacional e dos métodos de trabalho e à racionalização do uso de bens e equipamentos.

1. Estabelecer diretrizes e normas de modernização administrativa.

2. Propor e analisar ante-projetos de lei, decretos e quaisquer outras medidas de caráter geral necessárias à modernização da Administração Municipal.

3. Zelar pela observância das leis, decretos e medidas relacionadas à modernização administrativa, orientando e acompanhando as implantações previstas e promovendo um processo contínuo de avaliação.

4. Coordenar a elaboração de estudos para a racionalização da estrutura organizacional e dos sistemas da Prefeitura Municipal de Vitória.

5. Acompanhar as intervenções organizacionais que aumentem a qualidade e a produtividade das atividades de serviços prestados pelo Município.

6. Estudar e propor modificações na organização, introdução de novos sistemas, procedimentos e simplificação de rotinas, aperfeiçoando os métodos de trabalho utilizando a tecnologia da informação.

7. Efetuar a organização e atualização do Manual de Organização, consistente em registros históricos, organogramas, estruturas administrativas, atribuições, siglas e demais elementos organizacionais.

8. Rever, periodicamente, os manuais de organização e de procedimentos, mantendo-os atualizados e divulgando-os.

9. Propor a racionalização de métodos, processos e normas de simplificação de relacionamento entre o Município e a Prefeitura.

10. Coordenar e efetuar o levantamento de necessidades, análise de dados, macrofluxogramação, proposta de fluxo detalhado de documentos e informações, descrição de procedimentos, pré-teste e implantação, relativas ao desenvolvimento de sistemas.

11. Desenvolver procedimentos, métodos e rotinas de trabalho administrativo que assegurem uma melhor produtividade aos serviços prestados pela Administração Municipal.

12. Racionalizar e manter permanentemente atualizadas as rotinas e procedimentos.

13. Aperfeiçoar e implantar instrumentos e normas de comunicações formais.

14. Efetuar o registro sistemático dos procedimentos adotados, através de normas e manuais, revistos periodicamente.

15. Identificar necessidades de treinamento de servidores em função de alteração de procedimentos e adoção de novos padrões, em conjunto com o Departamento de Recursos Humanos.

16. Realizar estudos sobre o sistema de sinalização interna das dependências das unidades administrativas da Prefeitura e propor modificações quando necessário.

17. Analisar a legislação para avaliar os possíveis impactos nos sistemas administrativos vigentes, propondo melhorias.

18. Elaborar formulários, impressos, normas de serviços e informações para os diversos órgãos da Administração Municipal, autorizando sua impressão gráfica.

19. Desenvolver estudos e propor modificações sobre aproveitamento e distribuição do espaço físico.

20. Realizar estudos sobre a padronização de móveis e equipamentos utilizados pelas unidades administrativas da Prefeitura e propor modificações quando necessário.

21. Desempenhar outras atribuições afins.

SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO

Objetivo: Viabilizar internamente a execução das políticas de administração municipal na área de administração, através da adequada gestão da estrutura e dos recursos disponíveis.

1. Coordenar as atividades das áreas subordinadas, de acordo com as diretrizes no plano da gestão dos recursos físicos, materiais e humanos, da administração municipal.

a. estabelecer e fazer cumprir metas, políticas de execução de atividades, cronogramas e prioridades para as diversas áreas;

b. acompanhar e orientar a execução de atividades, controlando o cumprimento das metas e prioridades para as diversas áreas;

c. estabelecer e fazer cumprir padrões de qualidade para a execução de atividades;

d. avaliar a qualidade das atividades realizadas.

2. Participar do processo de planejamento setorial.

a. fornecer informações sobre a execução de atividades planejadas;

b. indicar necessidades de revisão de planos;

c. apresentar propostas de políticas setoriais e de programas, projetos e atividades para sua execução;

d. assessorar o Secretário na tomada de decisões.

3. Tomar providências necessárias à viabilização das políticas da Secretaria, dentro dos limites de decisão estabelecidos pela Secretaria.

a. autorizar a movimentação de pessoal no âmbito da Sub-Secretaria;

b. tomar decisões relativas à aquisição de produtos e contratação de serviços;

c. redefinir atribuições e prazos, quando necessário.

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

Objetivo: Planejar, coordenar e executar as atividades de: recrutamento, seleção e treinamento; pagamento e controle de funcional e financeiro do pessoal da Prefeitura; segurança e medicina do trabalho e saúde ocupacional dos servidores.

1. Identificar necessidades, desenvolver recomendações de melhorias e elaborar planos de ação, em relação aos objetivos legais estabelecidos pela Prefeitura Municipal de Vitória.

2. Acompanhar o cumprimento das ações implementadas procedendo os ajustes quando necessária.

3. Coordenar as atividades relacionadas à avaliação de cargos e desempenho de servidores, fornecendo os subsídios necessários ao desenvolvimento dos trabalhos.

4. Administrar as atividades das áreas ligadas ao Departamento de Recursos Humanos.

5. Supervisionar as atividades de assistência social ao servidor municipal.

6. Aprovar os processos de transferência, requerimentos, memorandos, certidões e outros.

7. Desenvolver propostas de alteração ou melhorias da política de Recursos Humanos em conjunto com a área afim.

8. Elaborar planos visando a implementação de ações voltadas as políticas de Recursos Humanos em conjunto com a área afim.

9. Planejar, com a área afim, a revisão e a manutenção do Plano de Cargos e Salários e as atividades de controle de pessoal.

10. Planejar programas de treinamento e desenvolvimento de pessoal.

11. Formular, em conjunto com a área de relações do trabalho, as estratégias de negociações com sindicatos e associações de classes.

12. Analisar e pesquisar as necessidades dos servidores e as expectativas deles em relação ao seu trabalho e à Prefeitura de Vitória.

13. Coordenar as atividades do cadastramento funcional dos servidores municipais, bem como a apuração e o controle do tempo de serviço, para os fins de direito.

14. Coordenar as atividades de controle de pessoal relacionadas com registros e folha de pagamento.

15. Promover a execução e o controle do pagamento dos servidores municipais aposentados.

16. Promover a constante atualização dos registros funcionais e financeiros dos servidores municipais.

17. Controlar a situação do pessoal à disposição, em suspensão contratual e outros afastamentos.

18. Aplicar, orientar e fiscalizar o cumprimento da legislação de pessoal.

19. Coordenar, supervisionar e orientar as atividades de recrutamento e seleção através de Concurso Público de servidores, de acordo com as necessidades detectadas nos diversos órgãos da Prefeitura.

20. Participar da organização e elaboração de programas para Concursos, determinar a publicação dos editais e informações, bem como dos respectivos resultados.

21. Encaminhar ao Secretário Municipal de Administração, para homologação, os resultados dos Concursos.

22. Aplicar fazer aplicar as leis e regulamentados referentes ao pessoal da Prefeitura.

23. Proceder ao exame de questões relativas a direitos, vantagens, deveres e responsabilidades e outros aspectos do regime jurídico do pessoal solicitando o parecer da Procuradoria Geral do Município nos casos em que de necessite firmar jurisprudência ou fazer indagações jurídicas com maior profundidade.

24. Promover a inspeção médica dos servidores para efeito de admissão, licença, aposentadoria e outros fins legais.

25. Providenciar posse aos servidores nomeados para cargos públicos municipais.

26. Providenciar, junto às chefias dos diversos órgãos da Prefeitura, para que seja elaborada, anualmente, escala de férias do pessoal sob sua supervisão.

27. Comunicar à Divisão de Patrimônio, com a devida antecedência, às mudanças de chefias para efeito de conferência de carga de material.

28. Desempenhar outras atribuições afins.

DIVISÃO DE RECRUTAMENTO, SELEÇÃO E TREINAMENTO

Objetivo: Elaborar, acompanhar e coordenar o plano de contratação de servidores através de Concursos Públicos, controlando a movimentação do quadro de servidores, bem como elaborar, acompanhar e coordenar os planos e programas de treinamento e desenvolvimento de pessoal da Prefeitura Municipal de Vitória.

1. Elaborar e manter atualizado o Inventário de Recursos Humanos, controlando o quadro de servidores visando a administração e controle das demissões, movimentações internas e vagas de pessoal.

2. Manter controle permanente sobre as movimentações e o quadro de pessoal da Prefeitura.

3. Elaborar periodicamente relatórios sobre a posição de servidores lotados em cada área da Prefeitura Municipal de Vitória.

4. Controlar a quantidade de servidores afastados, falecidos, transferidos ou demitidos.

5. Fornecer suporte às atividades de recadastramento dos servidores da Prefeitura Municipal de Vitória.

6. Elaborar programas para concursos, considerando os requisitos para preenchimento de cargos contidos no Plano de Cargos e Salários.

7. Preparar os editais sobre concursos públicos.

8. Tomar todas as providências administrativas necessárias a realização de concursos e a apuração de resultados.

9. Preparar os editais sobre seleção simplificada para contrato por tempo determinado.

10. Tomar todas as providências administrativas necessárias à realização de seleção simplificada para contrato por tempo determinado.

11. Atender e analisar as solicitações de reposição/ remanejamento de pessoal.

12. Selecionar e contratar, de comum acordo com a legislação federal específica, convênios e acordos mantidos com os estabelecimentos de ensino e orientar o corpo de estagiários da Prefeitura Municipal de Vitória, em conjunto com o órgão usuário, mantendo sempre atualizado seu cadastro.

13. Estudar, elaborar e propor os instrumentos normativos, decisórios, de controle e de avaliação dos estagiários e dos programas de estágio, em conjunto com o órgão usuário.

14. Avaliar os estagiários e os programas de estágio, dando conhecimento dos resultados à administração superior, às faculdades e escolas de origem dos mesmos.

15. Efetuar pesquisas junto aos diversos órgãos da Prefeitura Municipal de Vitória a fim de identificar as reais necessidades de treinamento.

16. Acompanhar e ministrar programas de treinamento aos servidores.

17. Elaborar cursos de treinamento, visando a reciclagem e aperfeiçoamento dos servidores, bem como identificar e pré-qualificar entidades externas à Prefeitura Municipal de Vitória que possam suprir suas necessidades.

18. Acompanhar a evolução dos resultados dos cursos ministrados, interna ou externamente, através de entrevistas com os participantes e de mecanismos pedagógicos de medição da retenção do aprendizado.

19. Manter controle, em conjunto com a área envolvida, sobre cursos realizados, servidores participantes e servidores com potencial de atuar como multiplicadores ou instrutores.

20. Desenvolver em conjunto com a área de Serviço Social programas de readaptação funcional.

21. Desempenhar outras atribuições afins.

DIVISÃO DE ADMINSTRAÇÃO DE PESSOAL

Objetivo: Coordenar e controlar as atividades relativas à preparação de pagamento, cadastro e movimentação, concessão de direitos, vantagens e certidões.

1. Supervisionar e acompanhar a realização do registro funcional dos servidores da Prefeitura Municipal de Vitória, mantendo seus dados permanentemente atualizados.

2. Supervisionar as atividades de cadastramento funcional dos servidores municipais, bem como a apuração e o controle do tempo de serviço para os fins de aposentadoria, qüinqüênios e assiduidade.

3. Supervisionar e acompanhar a composição das Folhas e Planejamento.

4. Promover o controle de férias regulamentares dos servidores e concessão de direitos e vantagens.

5. Controlar a situação dos servidores, à disposição e outros afastamentos.

6. Providenciar os processos de transferência, requerimentos, memorandos, certidões e outros.

7. Supervisionar a emissão das carteiras de identidade fundacional.

8. Manter coletânea de leis e decretos referentes aos servidores.

9. Desempenhar outras atribuições afins.

SERVIÇO DE CONTROLE DE CONCESSÃO DE DIREITOS, VANTAGENS E CERTIDÕES

Objetivo: Executar as atividades de concessão de direitos e vantagens dos servidores municipais e lavrar certidões referentes a pessoal na forma da legislação em vigor.

1. Efetuar o controle de férias regulamentares dos servidores.

2. Reunir e manter atualizados, dados referentes ao tempo de serviço para fins de aposentadoria, qüinqüênios, férias-prêmio e lavrar as certidões requeridas à Administração do Municipal, referentes a pessoal, na forma da legislação em vigor.

3. Preparar expediente de aposentadoria.

4. Comunicar, aos órgãos do Departamento, informações e dados a serem inscritos às fichas financeira e funcional dos servidores.

5. Comunicar, ao Serviço de Preparação e Pagamento, as concessões e vantagens a serem pagas aos servidores.

6. Fazer preencher e encaminhar os formulários de auxílio-natalidade.

7. Expedir documentos diversos referentes à situação funcional dos servidores.

8. Desempenhar outras atribuições afins.

SERVIÇO DE CADASTRO E MOVIMENTAÇÃO

Objetivo: Executar o registro funcional dos servidores, promovendo sua constante atualização e controle.

1. Efetuar o cadastramento individual dos servidores, mantendo-o atualizado.

2. Lavrar os termos de posse dos servidores municipais.

3. Expedir carteira de Identidade Funcional e crachás para os servidores.

4. Executar os processos referentes à movimentação de pessoal.

5. Efetuar o controle da situação dos servidores à disposição e outros afastamentos.

6. Manter atualizado as anotações de Carteira de Trabalho e Previdência Social.

7. Controlar o registro do corpo de estagiários da Prefeitura Municipal de Vitória.

8. Organizar e manter atualizado, entre outros, os seguintes registros:

a. servidores no exercício de funções de direção, chefia e assessoria;

b. servidores de outras instituições à disposição da Prefeitura;

c. servidores da Prefeitura à disposição de outras instituições;

d. servidores afastados ou desligados por qualquer motivo;

e. classificação de pessoal por categoria funcional;

f. número de cargos vagos.

9. Desempenhar outras atribuições afins.

SERVIÇO DE PREPARAÇÃO E PAGAMENTO

Objetivo: Efetuar o pagamento das remunerações dos servidores.

1. Preparar o pagamento mensal, apurando a freqüência dos servidores.

2. Efetuar a composição da folha de pagamento dos servidores.

3. Efetuar a coleta de todos os dados necessários à composição da folha de pagamento.

4. Providenciar a avaliação e o fechamento das informações que compõem a folha de pagamento dos servidores.

5. Efetuar a distribuição de Contra-Cheques dos servidores, bem como da documentação gerada pela emissão da Folha de Pagamento às áreas competentes.

6. Calcular e emitir guias de recolhimentos dos encargos sociais, conforme a legislação pertinente.

7. Controlar e manter atualizado o cadastro de desconto em folha, em favor de entidades.

8. Controlar e atualizar os dados da Ficha Financeira dos servidores.

9. Manter atualizado o cadastro necessário ao controle do Imposto de Renda.

10. Prestar informações à Secretaria da Receita Federal sobre Imposto de Renda Retido na Fonte dos servidores.

11. Elaborar e encaminhar Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).

12. Efetuar o controle sobre os proventos de aposentados e pensionistas.

13. Desempenhar outras atribuições afins.

DIVISÃO DE ADMINISTRAÇÃO DE CARGOS E SALÁRIOS

Objetivo: Planejar, coordenar, executar e controlar as atividades relativas ao Plano de Cargos e Salários da Prefeitura Municipal de Vitória.

1. Desenvolver, em conjunto com o Núcleo de Análise, Planejamento e Normatização Organizacional a estrutura funcional, bem como acompanhar estudos de dimensionamento de pessoal.

2. Desenvolver sistemas de avaliação de função.

3. Desenvolver políticas de evolução salarial.

4. Planejar, elaborar e efetuar pesquisas salariais e de benefícios, bem como proceder suas tabulações.

5. Estabelecer a curva salarial, objetivando a elaboração de tabelas salariais.

6. Definir as categorias funcionais, procedendo à avaliação das funções, bem como suas classificações em cargos.

7. Desenvolver estudos das carreiras funcionais.

8. Desenvolver estudos quanto à política salarial, mensurando os custos decorrentes de implantações dos projetos.

9. Estudar, elaborar e propor a atualização da legislação de pessoal.

10. Desempenhar outras atribuições afins.

DIVISÃO DE SEGURANÇA, MEDICINA E HIGIENE DO TRABALHO

Objetivo: Preservar a integridade física e mental do servidor, mediante eliminação de riscos profissionais, prevenção de acidentes, melhoria de condições ambientais e adoção de medidas atinentes à segurança e à medicina do trabalho.

1. Desenvolver estudos do perfil ocupacional voltados à área médica e de segurança, interferindo na estrutura funcional.

2. Programar e executar planos de proteção de saúde dos servidores, dedicando cuidado especial aos trabalhadores expostos a condições de trabalhos de risco e insalubres.

3. Coordenar, orientar e acompanhar as medidas preventivas e corretivas referentes à medicina e segurança do trabalho.

4. Realizar levantamentos sanitários e ambientais nos locais de trabalho.

5. Administrar e fiscalizar o uso devido de equipamentos de proteção individual e coletivos.

6. Providenciar exames médicos pré-admissionais aos candidatos ao quadro de servidores da Prefeitura Municipal de Vitória.

7. Promover exames médicos periódicos no corpo de servidores da Prefeitura Municipal de Vitória.

8. Emitir laudo sobre o estado físico, psíquico e psicológico do servidor para fins de licença médica.

9. Encaminhar aos órgãos da área de pessoal, laudos de perícias médicas e autorização para pagamento de adicionais de insalubridade e periculosidade.

10. Emitir relatórios mensais relativos à existência de riscos e ocorrências de acidentes, causas médicas de absenteísmo e sugerir medidas preventivas e corretivas.

11. Desempenhar outras atribuições afins.

SERVIÇO DE SEGURANÇA, MEDICINA E HIGIENE DO TRABALHO

Objetivo: Executar, orientar e acompanhar a execução de medidas preventivas e corretivas referente à segurança e higiene do trabalho dos servidores, fornecer ao órgão de pessoal, laudos de perícias médicas e avaliatórias dos serviços atinentes à medicina do trabalho.

1. Estudar os assuntos relativos à Engenharia de Segurança, desde o projeto até o funcionamento, com vistas a problemas de higiene do trabalho tais como: ventilação, níveis de iluminação, radiações ionizantes e nao-ionizantes, conforto térmico, ruído, vibrações, coleta e análise de amostras e substâncias agressivas.

2. Orientar e assessorar os diversos órgãos da Prefeitura em assuntos pertinentes à segurança do trabalho.

3. Selecionar, indicar e providenciar material didático de apoio aos cursos e treinamentos em segurança e higiene do trabalho.

4. Organizar e orientar, quanto ao funcionamento, as Comissões Internas de Prevenção de Acidentes.

5. Promover e incentivar as Campanhas Internas de Prevenção de Acidentes.

6. Manter-se informado sobre cursos, congressos e demais eventos técnico-científicos a serem realizados na área de segurança e higiene do trabalho, fazendo a divulgação dos mesmos junto aos servidores.

7. Constituir e organizar o acervo bibliográfico referente a assuntos de segurança e higiene do trabalho.

8. Elaborar relatórios mensais e analisar os resultados dos programas implantados no serviço.

9. Fornecer dados e subsídios necessários à elaboração de relatórios e pareceres.

10. Supervisionar a aquisição, distribuição e manutenção dos equipamentos e materiais de segurança, estabelecendo, em conjunto com a área afim, os níveis de estoque necessários.

11. Inspecionar o funcionamento e observância da utilização dos equipamentos de segurança.

12. Estudar e implantar o sistema de proteção contra incêndios e elaborar planos de controle dos efeitos de catástrofes.

13. Supervisionar as atividades de combate a incêndios e de salvamento.

14. Promover a manutenção rotineira, distribuição, instalação e controle dos equipamentos de proteção contra incêndios.

15. Emitir laudos relativos a:

a. licença para tratamento de saúde;

b. licença gestante;

c. licença por acidente de trabalho;

d. licença por doença profissional;

e. aposentadoria por invalidez;

f. desvio de função por motivo de saúde;

g. recomendação por ordem médica;

h. outros.

16. Proceder a exames médicos pré-admissionais.

17. Proceder a exames médicos periódicos.

18. Proceder a exames médicos demissionais.

19. Efetuar levantamentos estatísticos dos serviços prestados pelo órgão.

20. Programar e executar planos de proteção da saúde dos servidores, dedicando cuidado especial aos trabalhadores expostos a condições de trabalhos insalubres, periculosos e penosos.

21. Estudar e analisar a importância do fator humano nos acidentes e as causas de fadiga dos servidores, indicando medidas preventivas.

22. Planejar e coordenar programas de educação sanitária para servidores e divulgar conhecimentos que visem à prevenção de doenças do trabalho.

23. Proceder a estudos epidemiológicos sobre as doenças e acidentes do trabalho ocorridos na Prefeitura, com vistas à proposição de atividades preventivas.

24. Estabelecer medidas para o pronto atendimento dos acidentados e das emergências médicas, dos servidores municipais, quando ocorridas em serviço.

25. Organizar estatísticas de morbidade e de mortalidade dos servidores e investigar suas possíveis relações com as atividades funcionais.

26. Participar das reuniões das Comissões Internas de Prevenção de Acidentes – CIPAS e campanhas internas de prevenção de acidentes.

27. Cumprir normas e regulamentos sobre medicina do trabalho.

28. Orientar os diversos órgãos da Prefeitura, no estabelecimento de medidas e controle sanitário dos locais de trabalho.

29. Manter intercâmbio com entidades ligadas aos assuntos de medicina do trabalho.

30. Realizar inquéritos sanitários e ambientais nos locais de trabalho.

31. Desempenhar outras atribuições afins.

SERVIÇO DE ASSISTÊNCIA SOCIAL

Objetivo: Prestar assistência social aos servidores municipais.

1. Prestar assistência social aos servidores municipais através de análise de casos, procedendo ao acompanhamento e agilização para a solução dos mesmos.

2. Desenvolver e controlar o programa de readaptação funcional, bem como acompanhá-lo junto às entidades externas.

3. Efetuar visitas domiciliares, hospitalares e ao local de trabalho para fins de acompanhamento de casos.

4. Manter contatos com as diversas Secretarias Municipais para fins de solução dos casos.

5. Orientar os servidores referente aos procedimentos administrativos e relativos à previdência social.

6. Desempenhar outras atribuições afins.

DEPARTAMENTO DE COMUNICAÇÕES ADMINISTRATIVAS

Objetivo: Organizar e coordenar as atividades relativas ao protocolo, comunicação, arquivo e documentação e reprografia.

1. Estudar e implantar normas de organização de recebimento, numeração, controle da movimentação e arquivo de papéis e documentos da Prefeitura, em conjunto com o Núcleo de Análise, Planejamento e Normatização Organizacional.

2. Coordenar o recebimento, classificação, distribuição, controle da movimentação, guarda e conservação de processos e documentos.

3. Coordenar o sistema de comunicação telefônica interna e externa da Prefeitura.

4. Coordenar a duplicação de documentos de interesse da Administração Municipal e do público em geral.

5. Coordenar atividades de atendimento ao público, na sua área de atuação.

6. Coordenar as atividades de recebimento e distribuição de documentos.

7. Desempenhar outras atribuições afins.

DIVISÃO DE COMUNICAÇÕES

Objetivo: Supervisionar os serviços de comunicação, protocolo geral, telecomunicações, atendimento ao munícipe e coordenar e controlar os serviços de reprodução de documentos de interesse da Administração Municipal e do público em geral e coordenar a utilização das máquinas reprográficas descentralizadas.

1. Manter em operação os serviços telefônicos da Administração Municipal e dar assistência e colaboração às unidades administrativas descentralizadas quanto à manutenção de seus próprios serviços telefônicos.

2. Controlar e operar os serviços de telefonia interna e externa do Palácio Municipal.

3. Efetuar o controle e aprovação das contas telefônicas da Prefeitura Municipal de Vitória.

4. Providenciar o ressarcimento de ligações interurbanas particulares e manter atualizado o cadastro de telefones e ramais.

5. Efetuar a atualização do cadastro de telefones e ramais da Prefeitura.

6. Divulgar, no âmbito da Administração Municipal, o cadastro de telefones e ramais.

7. Realizar estudos visando à melhor alocação das linhas e ramais telefônicos disponíveis, em conjunto com o Núcleo de Análise, Planejamento e Normatização Organizacional.

8. Acompanhar os serviços de manutenção do equipamento telefônico.

9. Executar os serviços de recebimento, distribuição e postagem da documentação da Prefeitura Municipal de Vitória.

10. Registrar e distribuir, através de malotes, processos, ofícios, comunicações internas e correspondências em geral, recebidas ou expedidas pelos órgãos da Administração Municipal e acompanhar o seu andamento.

11. Fiscalizar a observância dos prazos regulamentares para a tramitação de processos.

12. Receber e distribuir as correspondências externas encaminhadas ao diversos órgãos da Administração Municipal.

13. Providenciar a expedição de documentos dos demais órgãos da Administração Municipal, através dos Correios e Telégrafos.

14. Supervisionar o Serviço de Atendimento ao Munícipe.

15. Organizar e efetuar manutenção dos quadros de informações do Palácio Municipal.

16. Manter o controle do número de cópias reproduzidas na Prefeitura através de relatórios diários e mensais.

17. Supervisionar a utilização das máquinas reprográficas descentralizadas.

18. Receber e conferir relatórios mensais de cópias reproduzidas nas máquinas reprográficas descentralizadas.

19. Atestar faturas da empresa fornecedora dos serviços de reprografia.

20. Desempenhar outras atribuições afins.

SERVIÇO DE PROTOCOLO GERAL

Objetivo: Organizar o recebimento, a classificação, a numeração, a distribuição e o controle da movimentação dos documentos e papéis encaminhados pelo público à Prefeitura e daqueles que tramitam entre as diversas unidades desta.

1. Manter atualizados e fornecer informações sobre a localização dos processos em tramitação.

2. Fazer verificar o atendimento às exigências e às condições gerais estabelecidas para o recebimento de documentos e petições na Prefeitura e providenciar a devolução daqueles que não atendam a essas condições.

3. Fazer instruir o público quanto às exigências, orientando o preenchimento de requerimentos, quando necessário.

4. Assegurar a preservação dos processos e documentos em tramitação contra a ação do tempo e do manuseio.

5. Organizar o arquivo de processos que estejam aguardando os interessados.

6. Desempenhar outras atribuições afins.

SERVIÇO DE ATENDIMENTO AO MUNÍCIPE

Objetivo: Implementar e controlar os serviços de atendimento e informação ao munícipe.

1. Solicitar aos diversos órgãos da Administração Municipal direta e indireta, dados e informações sobre serviços prestados diariamente aos munícipes visando à centralização do sistema de informações.

2. Receber, através da linha telefônica especial, as reivindicações dos munícipes e encaminhá-las aos órgãos responsáveis pelo atendimento da solicitação.

3. Informar aos munícipes quanto ao atendimento da sua reivindicação, através da linha telefônica especial.

4. Prestar informações às partes, orientando-os nos contatos com as repartições municipais, através da linha telefônica especial e na recepção do edifício sede da Administração Municipal.

5. Receber e orientar as partes, prestando-lhes informações sobre o andamento de processos registrados pelo Serviço de Protocolo Geral.

6. Distribuir os demais impressos de requerimento dos serviços prestados pelo Município na recepção do edifício sede da Administração Municipal.

7. Documentar-se convenientemente com dados de interesse geral para atendimento ao público e a Administração Municipal.

8. Desempenhar outras atribuições afins.

ARQUIVO GERAL DO MUNICÍPIO DE VITÓRIA

Objetivo: Executar o recebimento, classificação, catalogação, guarda e conservação de processos e documentos, promovendo a divulgação do acervo junto à comunidade.

1. Formular diretrizes e normas para o funcionamento sistêmico das atividades arquivisticas no âmbito do Município, em conjunto com o Núcleo de Análise, Planejamento e Normatização do Organizacional.

2. Desenvolver o plano de funcionamento do arquivo, de acordo com as normas de destinação estabelecidas para as diversas unidades administrativas.

3. Efetuar o arquivamento dos processos encerrados pelos vários órgãos da Prefeitura, bem como o armazenamento de informações independente de seu suporte, de acordo com as tabelas de temporalidade.

4. Providenciar o cadastramento do ementário informatizado de Leis, Decretos, Portarias e Mensagens da Legislação Municipal, emitindo relatórios periódicos, atendendo a consultas ao sistema e fornecendo cópia da Legislação aos interessados.

5. Manter e conservar publicações especializadas no âmbito da História, da Administração, da Arquivologia e outras áreas afins.

6. Processar tecnicamente os documentos de origem privada que forem depositados no Arquivo.

7. Desenvolver o plano de trabalho de racionalização do Arquivo, em conjunto com o Núcleo de Análise, Planejamento e Normatização Organizacional.

8. Atender, de acordo com as normas estabelecidas, os pedidos de remessa de processos e demais documentos sob sua guarda.

9. Coordenar-se com a Secretaria Municipal de Cultura e Esporte visando o aproveitamento e conservação dos documentos administrativos de valor histórico.

10. Desempenhar outras atribuições afins.

DEPARTAMENTO DE SUPRIMENTO

Objetivo: Planejar e coordenar a execução de atividades relativas à aquisição, guarda, distribuição e controle de material permanente e de consumo para a Prefeitura.

1. Coordenar atividades relativas à padronização, aquisição, armazenamento, distribuição e controle de material permanente e de consumo para a Prefeitura.

2. Coordenar as atividades relativas a compras, zelando pelo cumprimento das normas legais de licitação.

3. Coordenar a preparação de licitação de contratos pelo fornecimento de bens e serviços para o Município.

4. Promover a padronização e a especificação de materiais, a realização de estudos de mercado e a programação de compras para a Prefeitura.

5. Promover a organização e a manutenção atualizada do cadastro de fornecedores e do catálogo de materiais de emprego mais freqüente na Prefeitura.

6. Orientar os órgãos da Prefeitura, em coordenação com o Núcleo de Análise, Planejamento e Normatização Organizacional, quanto à maneira de formular as solicitações de materiais e de solicitar dados e esclarecimentos nos processos de aquisição de materiais e equipamentos especializados.

7. Estabelecer, juntamente como Núcleo de Análise, Planejamento e Normatização Organizacional, política de armazenamento e guarda de materiais para todas as unidades da Prefeitura, administrando os almoxarifados central e setoriais, padronizando e definindo mecanismos de controle e registro dos bens.

8. Providenciar a elaboração dos contratos de prestação de serviços e fornecimento de materiais.

9. Desempenhar outras atribuições afins.

DIVISÃO DE ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAL

Objetivo: Supervisionar o recebimento, armazenamento, gestão de estoque e distribuição do material do consumo e permanente, destinados aos diversos órgãos da Prefeitura Municipal de Vitória.

1. Organizar e manter estoque de materiais em condições de atender ao consumo dos diversos órgãos.

2. Programar e coordenar a execução das atividades de recebimento, conferência, inspeção, registro, armazenamento, distribuição e controle de materiais utilizados nos órgãos da Prefeitura.

3. Providenciar a reposição de materiais, em conjunto com a Divisão de Compras.

4. Controlar o recebimento de mercadorias e preparar os processos de pagamento ao fornecedor.

5. Supervisionar as atividades dos almoxarifados setoriais, verificando as condições de higiene, conservação e controles internos.

6. Orientar quanto à organização dos almoxarifados setoriais.

7. Realizar inventário periódico dos materiais em estoque.

8. Desempenhar outras atribuições afins.

ALMOXARIFADO CENTRAL

Objetivo: Receber, estocar e distribuir os bens para os diversos órgãos da Prefeitura Municipal de Vitória.

1. Efetuar o recebimento do material remetido pelos fornecedores, providenciando sua conferência e inspeção.

2. Efetuar o armazenamento e conservação dos materiais de acordo com as normas técnicas.

3. Efetuar a distribuição dos bens adquiridos aos diversos órgãos da Prefeitura Municipal de Vitória.

4. Controlar as movimentações de estoque no Almoxarifado, visando a integridade dos controles internos.

5. Emitir relatórios referentes à movimentação e ao nível dos estoques do Almoxarifado Central e dos almoxarifados setoriais.

6. Estudar e determinar o ponto de ressuprimento de cada material, de acordo com o ritmo médio de consumo das unidades da Prefeitura, tomando providências imediatas para a sua reposição, em articulação com a Divisão de Compras.

7. Organizar e manter atualizada a escrituração referente ao movimento de entrada e saída dos materiais.

8. Solicitar, sempre que necessário, o pronunciamento de órgãos técnicos no caso de recebimento de materiais e equipamentos especializados.

9. Comunicar imediatamente ao Departamento de Administração Patrimonial o recebimento de material permanente para efeito de seu registro patrimonial antes de sua distribuição.

10. Desempenhar outras atribuições afins.

DIVISÃO DE COMPRAS

Objetivo: Efetuar todas as compras da Prefeitura Municipal de Vitória e prestar apoio técnico à Comissão Permanente de Licitação.

1. Providenciar a compra de materiais a partir de requisições dos Almoxarifados Central e Setoriais.

2. Providenciar a contratação dos serviços requisitados pelos diversos órgãos da Prefeitura Municipal de Vitória.

3. Organizar o Cadastro de Fornecedores de materiais de consumo e permanente e de serviços, mantendo-o atualizado.

4. Acompanhar os processos de licitação junto a fornecedores de materiais e de serviços.

5. Prover a Divisão de Administração de Materiais das informações necessárias ao recebimento de material.

6. Elaborar o calendário periódico de compras.

7. Prestar assistência aos trabalhos da Comissão Permanente de Licitação.

8. Desempenhar outras atribuições afins.

SERVIÇO DE ADMINISTRAÇÃO DE CONTRATOS

Objetivos: Administra e padronizar contratos de bens e serviços e seus aditivos.

1. Redigir os contratos para aquisição de bens e serviços e seus respectivos aditivos, concebendo-os dentro dos padrões jurídicos, administrativos, orçamentários, financeiros e opcionais, observando a legislação em vigor e os interesses do Município.

2. Acompanhar e fiscalizar, em conjunto com a área requisitante a execução dos contratos e seus respectivos aditivos.

3. Registrar as ocorrências decorrentes da execução dos contratos e seus aditivos.

4. Avaliar o desempenho da contratada.

5. Avaliar e propor modificações nos contratos, introduzindo correções que se fizerem necessárias para melhorar a qualidade e produtividade da contratação.

6. Autorizar a liberação de pagamento.

7. Aplicar as sanções previstas nos contratos e aditivos.

8. Desempenhar outras atribuições afins.

SERVIÇO DE CADASTRO E PREPARAÇÃO DE PROCESSOS DE COMPRAS

Objetivo: Providenciar o cadastro de fornecedores de bens e serviços e preparar os processos de compra e de licitação.

1. Efetuar a inscrição, avaliação, habilitação, registro e divulgação dos fornecedores de bens e serviços.

2. Manter atualizados os dados cadastrais dos fornecedores.

3. Acompanhar e analisar o desempenho dos fornecedores, em conjunto com a área afim, registrando os fatos ocorridos nas operações comerciais.

4. Receber os processos de compra de bens e serviços, dispensados de licitação, com as despesas devidamente autorizadas pela autoridade competente.

5. Prestar assistência à Comissão Permanente de Licitação.

6. Preparar os processos de compra de bens e serviços, passíveis de licitação, com as despesas devidamente autorizadas pela autoridade competente.

7. Selecionar fornecedores consultando o cadastro da Divisão de Compras.

8. Redigir e emitir cartas-convite.

9. Preparar e entregar as cartas-convite.

10. Preparar e publicar os Editais de Tomada de Preço e Concorrência Pública.

11. Preparar as Notas de Empenho dos bens e serviços que serão adquiridos e encaminhar cópia às unidades orçamentárias requisitantes.

12. Manter contatos formais permanente com os fornecedores cadastrados.

13. Controlar, em conjunto com a área afim, os saldos orçamentários.

14. Desempenhar outras atribuições afins.

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO PATRIMONIAL

Objetivo: Programar, coordenar, executar e controlar as atividades relacionadas à administração de patrimônio, manutenção e conservação de bens móveis e imóveis e segurança patrimonial.

1. Estabelecer normas, em conjunto com o Núcleo de Análise, Planejamento e Normatização Organizacional, para o uso, a guarda e a conservação dos bens móveis e imóveis do Município.

2. Providenciar a classificação, codificação e manutenção atualizada dos registros dos bens patrimoniais do Município.

3. Controlar os bens imóveis municipais, ocupados a título de concessão, permissão e aforamento, mantendo o controle permanente do cumprimento de suas obrigações contratuais.

4. Coordenar a fiscalização da permissão, concessão, resgate, transferência de aforamento, recebimento de foros e laudêmios, celebração de escrituras e registros da documentação dos bens imóveis do Município.

5. Coordenar a fiscalização da observância das obrigações contratuais assumidas por terceiros em relação ao Patrimônio da Prefeitura.

6. Coordenar o cadastramento de bens imóveis edificados ou não, providenciando sua regularização junto aos Cartórios competentes e promovendo, em conjunto com os demais órgãos da Prefeitura, sua guarda e seu cercamento.

7. Coordenar os serviços de manutenção predial em sua área de atuação, solicitando apoio da Divisão de Conservação de Prédios Municipais da Secretaria Municipal de Obras.

8. Coordenar as atividades de segurança patrimonial.

9. Coordenar os serviços de limpeza, conservação e copa.

DIVISÃO DE ADMINISTRAÇÃO PREDIAL

Objetivo: Executar os serviços de limpeza e copa das instalações do Palácio Municipal, bem como supervisionar as demais unidades descentralizadas, providenciando reparos nas repartições internas do Palácio Municipal e nas demais áreas de sua atenção, supervisionar as atividades de conservação e manutenção dos bens e equipamentos de propriedade do Município, providenciando consertos e reparos, quando necessário.

1. Promover inspeção periódica no Palácio Municipal para averiguar a necessidade de conservação ou recuperação das instalações.

2. Executar atividades de conservação de bens patrimoniais, solicitando os consertos e reparos que se fizerem necessários.

3. Aprovar e controlar as contas de água e luz do faturamento geral da Prefeitura Municipal de Vitória.

4. Providenciar a ligação e desligamento de água e luz dos próprios municipais, bem como pontos de água e luz para eventos culturais e esportivos que venham a ser realizados no Município.

5. Promover a constante auditoria sobre as contas de água e luz do Município para evitar pagamentos indevidos.

6. Elaborar mapas demonstrativos mensais de consumo de energia elétrica e de água dos próprios municipais.

7. Providenciar a ligação e desligamento das chaves elétricas no início e término dos trabalhos no Palácio Municipal e em outras áreas de sua atuação.

8. Estabelecer e executar medidas de prevenção contra incêndio.

9. Supervisionar os serviços de carpintaria e marcenaria.

10. Programar, organizar e fiscalizar a execução dos serviços de limpeza e conservação do edifício sede da Administração Municipal.

11. Supervisionar os serviços de copa do Palácio Municipal.

12. Supervisionar depósitos de materiais de limpeza e manutenção predial.

13, Fazer vistorias nos próprios municipais, observando a necessidade de reforma e conservação, em conjunto com a área afim.

14. Desempenhar outras atribuições afins.

SERVIÇO DE CARPINTARIA E MARCENARIA

Objetivo: Executar serviços de manutenção, reparo e confecção de móveis e artefatos em geral.

1. Produzir móveis, brinquedos e outros artefatos em geral.

2. Reformar móveis de uso dos diversos órgãos da Prefeitura.

3. Executar a instalação e recuperação de divisórias nos próprios municipais.

4. Manter estoque dos materiais utilizados.

5. Efetuar distribuição e transporte de móveis e artefatos em geral confeccionados ou reparados.

6. Desempenhar outras atribuições afins.

DIVISÃO DE PATRIMÔNIO

Objetivo: Controlar a entrada, movimentação e baixa dos bens patrimoniais, efetuando inventários periódicos.

1. Promover a classificação, codificação e manutenção atualizada dos registros do patrimônio mobiliário e imobiliário do Município.

2. Supervisionar o controle dos bens imóveis municipais, ocupados a título de concessão, permissão e aforamento, mantendo o controle permanente do cumprimento de suas obrigações contratuais.

3. Supervisionar a emissão de guias de pagamentos de foros, laudêmios, concessões e permissões de uso dos imóveis municipais.

4. Supervisionar a fiscalização de permissão, concessão, resgate, transferência de aforamento, recebimento de foros e laudêmios, celebração de escrituras e registros da documentação dos bens imóveis do Município.

5. Supervisionar a Fiscalização a observância das obrigações contratuais assumidas por terceiros em relação ao patrimônio da Prefeitura.

6. Cadastrar os bens imóveis edificados ou não, providenciando sua regularização junto aos Cartórios competentes e promovendo, em conjunto com os demais órgãos da Prefeitura, sua guarda e seu cercamento.

7. Providenciar arquivos de plantas de situação e localização, fotos e outros documentos, com a finalidade de identificar os bens imóveis de propriedade do Município.

8. Elaborar periodicamente o inventário de bens móveis e imóveis do Município.

9. Providenciar a realização de leilões dos bens móveis e imóveis do Município.

10. Manter o registro dos leilões, doações, desapropriações, cessões e aforamentos dos bens patrimoniais.

11. Controlar a transferência e alterações ocorridas nos bens móveis.

12. Controlar fisicamente os bens patrimoniais.

13. Providenciar a baixa quando da alienação do bem inservível.

14. Autorizar a saída de bens do edifício sede da Administração Municipal, controlando a saída e retorno dos que são de propriedade do Município e orientar quanto a este procedimento aos demais órgãos descentralizados.

15. Desempenhar outras atribuições afins.

SERVIÇO DE CONTROLE DE BENS MÓVEIS

Objetivo: Efetuar a entrada, movimentação e baixa dos bens móveis, emitindo inventários periódicos.

1. Efetuar o registro patrimonial dos bens móveis adquiridos pelas diversas unidades administrativas da Prefeitura.

2. Classificar, codificar e manter atualizados os registros dos bens móveis.

3. Efetuar o controle físico dos bens móveis.

4. Controlar transferências e alterações ocorridas nos bens móveis.

5. Providenciar a realização de leilões dos bens móveis do Município.

6. Executar atividades de conservação de bens móveis, solicitando consertos e reparos, que se fizerem necessários.

7. Providenciar a baixa, quando da alienação, do bem móvel inservível.

8. Elaborar periodicamente o inventário de bens móveis da Prefeitura Municipal de Vitória.

9. Desempenhar outras atribuições afins.

SERVIÇO DE CONTROLE DE BENS IMÓVEIS

Objetivo: Efetuar o tombamento, registro, conservação, guarda e fiscalização das permissões, concessões, foros, transferências, alienações, permutas e doações dos bens imóveis municipais.

1. Efetuar o cadastramento dos bens imóveis, edificados ou não, providenciando sua regularização junto aos Cartórios competentes e promovendo, em conjunto com os demais órgãos da Prefeitura, sua guarda e seu cercamento.

2. Promover a classificação, codificação e manutenção atualizada dos registros do patrimônio imobiliário da Prefeitura Municipal de Vitória.

3. Demarcar terrenos a serem liberados para a alienação ou cessão.

4. Providenciar levantamentos planimétricos, altimétricos e cálculos de área.

5. Efetuar vistorias em próprios municipais, em conjunto com a área afim, observando a necessidade de reformas e conservação.

6. Controlar os bens imóveis municipais, ocupados a título de concessão, permissão e aforamento, mantendo o controle permanente do cumprimento de suas obrigações contratuais.

7. Fiscalizará concessão, resgate, transferência de aforamento, recebimento de foros e laudêmios, celebração de escrituras e registros da documentação dos bens imóveis do Município.

8. Fiscalizar a observância das obrigações contratuais assumidas por terceiros em relação ao patrimônio da Prefeitura.

9. Emitir guias de recolhimento de foros, laudêmios, permissões e concessões de uso.

10. Manter em seus arquivos, plantas de situação e localização, fotos e outros documentos com a finalidade de identificar os bens imóveis de propriedade do Município.

11. Providenciar a realização de concorrência pública para alienação dos bens imóveis do Município.

12. Manter o registro das alienações, desapropriações, cessões e aforamentos dos bens patrimoniais.

13. Elaborar periodicamente o inventário de bens imóveis da Prefeitura Municipal de Vitória.

14. Desempenhar outras atribuições afins.

DIVISÃO DE SEGURANÇA PATRIMONIAL

Objetivo: Proteger os bens e instalações pertencentes ao Município.

1. Exercer a vigilância permanente na parte interna do edifício sede do Município e dos demais locais onde se situam as unidades administrativas descentralizadas do Município.

2. Controlar o quadro de chaves das dependências do edifício sede do Município e dos demais locais onde se situam as unidades administrativas descentralizadas do Município.

3. Proceder ao hasteamento e arriamento das bandeiras do edifício sede do Município e onde mais se fizer necessário.

4. Manter a vigilância patrimonial das áreas de lazer administradas pelo Município.

5. Colaborar com as tarefas atribuídas à Defesa Civil na ocorrência de calamidades e/ou sinistros.

6. Impedir a destruição da arborização pública, dos monumentos e edificações de valor paisagístico e histórico sob a guarda do Município.

7. Orientar a equipe de vigilância para com a sua relação com o cidadão e comunidade, avaliando o seu grau de disciplina e eficácia administrativa e operacional.

8. Elaborar escalas de serviço.

9. Providenciar relatório das ocorrências.

10. Controlar a entrada e saída de bens municipais no edifício sede do Município e nos demais locais onde se situam as unidades administrativas descentralizadas do Município.

11. Desempenhar outras atribuições afins.

ANEXO V

ORGANOGRAMA DA SECRETARIA MUNICIPAL DE CULTURA, ESPORTES E TURISMO

ANEXO VI

REGIMENTO INTERNO DO PLANETÁRIO DO MUNICÍPIO DE VITÓRIA

PLANETÁRIO DO MUNICÍPIO DE VITÓRIA

Objetivo: Planejar, coordenar e supervisionar projetos e atividades relativas ao ensino, à pesquisa e à divulgação de assuntos de caráter científico, ligados à Astronomia e às ciências afins, bem como de caráter cultural, em geral, em consonância com a política e diretrizes da Secretaria Municipal de Cultura de Esportes.

1. Fornecer subsídios técnicos e/ou informações às demais unidades organizacionais da Secretária Municipal de Cultura e Esporte, a outras entidades afins e à comunidade em geral.

2. Coordenar e supervisionar as atividades administrativo-financeiras desenvolvidas no órgão de acordo com a legislação em vigor.

3. Desempenhar outras atribuições afins.

DIVISÃO DE ASTRONOMIA

Objetivo: Criar, planejar, desenvolver e supervisionar projetos de caráter científico, ligados à Astronomia e às atividades especializadas, referentes a programas de planetário, em consonância com a política da Secretaria Municipal de Cultura e Esporte e diretrizes do Planetário do Município de Vitória.

1. Submeter à Direção do Planetário do Município de Vitória, em tempo hábil, a programação específica estabelecida pela Divisão de Astronomia.

2. Manusear e operar os equipamentos do planetário, necessários à apresentação dos programas de ensino e divulgação da Astronomia.

3. Fornecer subsídios técnicos e/ou informações às demais unidades orgânicas da Secretaria Municipal de Cultura e Esporte, a outras entidades e à comunidade em geral.

4. Participar do planejamento de atividades e programas científicos para o corpo docente e discente das escolas do Município de Vitória.

5. Preservar, supervisionar e completar o acervo existente na Biblioteca referente à Astronomia e ciências afins.

6. Planejar o atendimento ao público e à rede escolar com vistas à consecução da programação do planetário.

7. Informar sobre dados estatísticos, com base na elaboração de mapas e relatórios das atividades e programas.

8. Manter intercâmbio com entidades científicas visando troca de experiências.

9. Elaborar, coordenar e executar programas e projetos e exercer atividades de incentivo às manifestações artísticas e culturais, consoante a política da Secretaria Municipal de Cultura e Esporte e às diretrizes do Planetário do Município de Vitória.

10. Propiciar espaços abertos para realizações artístico-culturais das comunidades.

11. Desempenhar outras atribuições afins.